Comment l'IA aide vos équipes à gagner du temps ?
Quand on discute avec nos clients, une problématique revient souvent : leurs équipes perdent du temps au quotidien.
La bonne nouvelle ? L'Intelligence Artificielle peut les aider. Dans cet article, on vous présente comment, concrètement.
1. Une recherche d'information accélérée
Se poser une question, se rappeler qu'il existe une procédure, fouiller dans tous les dossiers de la GED... sans la trouver. Parfois, on trouve le bon document, mais - mauvaise surprise - il y a 5 000 pages à lire.
C'est le quotidien de nombreux collaborateurs, qui perdent jusqu'à plusieurs heures par semaine à chercher les informations dont ils ont besoin pour mener à bien leurs missions.
Ce que l'IA permet : Rendre le savoir-faire accessible immédiatement, en interrogeant des documents en quelques clics pour obtenir des réponses en un éclair.
📊 Résultat : Jusqu'à 2 heures gagnées par semaine, par collaborateur.
2. Moins d'interruptions pour les sachants
Une question par-ci, un email par là, quelques sollicitations depuis la messagerie interne : dans chaque entreprise, on retrouve une poignée d'experts sollicités en permanence. Répondre à une question, renvoyer le document de référence, valider une interprétation : à la fin de la journée, ces interruptions s'accumulent. Chaque sollicitation, c'est aussi un effort pour se reconcentrer sur les sujets de fond par la suite.
Ce que l'IA permet : Accélérer la diffusion du savoir-faire et les réponses aux questions récurrentes.
📊 Résultat : Jusqu'à 28 % du temps de travail libéré des interruptions
On a 350 à 400 appels par mois, pour une équipe de 6-7 personnes. Sur ces 400 appels, je peux vous dire qu’au moins 20 % concernent la même chose. L’expert qui est au bout du fil, il se répète à chaque fois.
3. Des erreurs, et donc des réparations, évitées
Une procédure mal suivie, l'utilisation d'un protocole obsolète, une exigence qualité mal interprétée : dans l'industrie, une erreur coûte cher. À minima en temps : chaque erreur représente du temps perdu pour la corriger. Souvent, ces erreurs ne sont pas dues à de la négligence ou à un manque de compétences, mais à un mauvais accès à la bonne information, au bon moment.
Ce que l'IA permet : Faciliter l'accès à des informations fiables, réduisant ainsi les risques d'erreurs.
📊 Résultat : Moins de temps perdu à corriger des problèmes qui auraient pu être évités.
4. Réutiliser l'existant, pour gagner du temps
Passer un mois à rédiger une réponse à un appel d'offre, et se rendre compte 4 jours plus tard qu'une autre équipe régionale avait répondu à une affaire similaire quelques semaines avant.
Prendre un jour de retard sur le projet pour écrire une nouvelle procédure, alors qu'elle a déjà été documentée par une autre BU le mois dernier.
C'est des situations plus communes qu'on pourrait le croire : on réinvente sans cesse l'existant.
Ce que l'IA permet : Accéder facilement et rapidement à l'existant, afin de pouvoir le réutiliser.
📊 Résultat : Jusqu'à plusieurs jours économisés sur les projets en réutilisant ce qui a déjà été fait.
5. L'accès aux bonnes personnes, plus vite
Quand on ne trouve pas de réponses à ses questions dans la documentation, on cherche... qui peut savoir. Et là, c’est souvent le début du ping-pong :
– “Demande à Sophie.”
– “Ah non, c’est plutôt Marc maintenant."
– “Tu as essayé de voir avec l’équipe qualité ?”
Même constat que pour la recherche documentaire : les collaborateurs perdent des heures à chercher les collègues qui peuvent les aider.
Ce que l'IA permet : Cartographier les expertises internes et accélérer la mise en relation directe avec les bonnes personnes.
📊 Résultat : Moins de temps perdu et d'interruptions pour tous.
En résumé, voici les gains que vous pouvez espérer grâce à l'Intelligence Artificielle :
- Des heures gagnées chaque semaine sur la recherche d'informations
- Moins d'interruptions et plus de concentration pour les experts
- Moins d'erreurs et de temps perdu à les réparer alors qu'elles auraient pu être évitées
- Une collaboration accélérée entre les équipes
Le tout pour un impact positif sur la productivité de l'entreprise.
C'est en tout cas ce qu'observent nos clients en utilisant Ask for the moon.
Sur 2024, j’ai pu dégager 508 h de charge du support technique grâce à Ask DEF, de manière à pouvoir passer du temps sur d’autres sujets d’innovation et de nouveaux produits. Plutôt que de passer notre temps à faire du renseignement des techniciens.
