1. Soyez explicite sur votre besoin : L’IA ne devine pas vos intentions implicites. Plus vous êtes clair(e), plus vous aurez une réponse précise.
2. Donnez du contexte : L’IA ne connaît pas la situation si vous ne la décrivez pas.
3. Ajoutez ce qui suit si c’est pertinent : Le but de votre demande, Le périmètre pertinent (type, site, applications, équipe...), Le public cible (débutant, expert, client,…), Le format souhaité (exemple, tableau, synthèse…).
4. Découpez les problèmes complexes. Si vous avez besoin de plusieurs éléments, procédez étape par étape. Ne pas hésiter à lancer une nouvelle session suite à un changement de sujet
5. Dialoguez ! N’hésitez pas à préciser, ajuster, itérer

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Comment ajouter des sources dans les espaces sur Ask ?

En tant qu’expert, vous pouvez charger des documents sur Ask dans l’espace sélectionné. Ask fonctionne avec un source manager personnel.

1 . Sélectionnez l’espace dont vous êtes expert,

2. Dans l’onglet sources, cliquez sur “Ajouter +”
3. Une modale s’affiche, vous pouvez soit sélectionner des sources présentes dans vos sources personnelles Ask soit importer vos sources depuis votre ordinateur
4. Pour importer vos sources depuis votre ordinateur cliquez sur “Ajouter” et sélectionnez les sources dans votre explorateur de fichier
5. Une fois les sources ajoutées, sélectionner-les et cliquez sur “Ajouter à l’espace”
6. Utilisez l’assistant en posant des questions directement dans la barre de conversation

Les utilisateurs, non experts, peuvent eux ajouter des documents directement dans leur conversation avec l’assistant

Comment ajouter mes propres documents à une question à l'assistant?

Tous les utilisateurs peuvent ajouter leurs propres documents directement dans une conversation, en complément des sources déjà mises à disposition par les experts.

Voici les étapes :

1. Cliquez sur l’icône « trombone ».
2. Importez votre ou vos documents.
3. Posez votre question à l’assistant

L’assistant vous répondra une fois les documents entièrement chargés. Lles documents que vous ajoutez restent strictement privés et n’impactent pas l’expérience des autres utilisateurs.

Voici quelques exemples concrets pour vous aider à en tirer parti :

• Analyser des pré-requis client ou fournisseur. Vous recevez des exigences ou une réponse à un cahier des charges ? Ajoutez ces documents dans l’assistant pour les analyser au regard de vos procédures internes, fiches produit ou retours d’expérience déjà disponibles.
• Comparer des documents ou fiches produit. Vous souhaitez comparer une offre concurrente, une fiche produit ou plusieurs documents ? Importez-les simplement et posez vos questions pour obtenir une analyse rapide et structurée.
• Contextualiser avec vos documents projet. Besoin d’une réponse adaptée à un projet en cours ? Ajoutez vos documents de cadrage ou comptes-rendus pour obtenir des réponses plus précises et directement exploitables.

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Qu’est ce qu’un espace ?
Un espace regroupe un ensemble de membre, de Q&A, de documents et de tags liées à une mission spécifique. Un espace est doté d’un Assistant qui répond sur la mission spécifique. Ces missions sont définies en collaboration entre les équipes du client et de Ask for the moon.

Quels sont les paramétrages possibles d’un espace sur Ask ?
Lors de la création d’un espace vous pouvez choisir

• A qui il est ouvert : soit ouvert à tous les utilisateurs présent sur ask (public) soit restreint et visible uniquement à certaines personnes. Si l’espace est privé, cela permet aux membres d’uniquement collaborer entre eux.

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1. a. Agent IA conversationnel

Il exploite les connaissances explicites en s’appuyant sur votre base documentaire (e.g. fiches techniques, normes, supports formation…) :

Il permet d’obtenir des réponses immédiates et contextualisées :

• Sur des questions techniques liées aux documents mis à disposition par les experts
• Sur des points précis et localisés de la documentation (ex. un paragraphe, un tableau, une règle, une spécification)
• En reformulant l’information existante sous un format adapté au besoin (texte synthétique, tableau, liste, email, etc.)
• En indiquant les sources utilisées (documents et pagination) pour permettre la vérification

1.b. Périmètre et garanties

• L’agent ne raisonne pas au-delà de ce qui est explicitement écrit dans les documents
• Il ne donne pas d’avis, ne fait pas d’interprétation métier implicite et ne prend aucune décision
• La qualité des réponses dépend directement de la qualité, de la fraîcheur et du périmètre des sources mis à disposition par les experts

2. Solution relationnelle (forum) : accès et capitalisation des connaissances tacites. Permet de Vérifier, compléter, obtenir des conseils :

✓ Accès aux experts pour vérifier, compléter ou obtenir des conseils

✓ Éviter aux experts de se répéter en capitalisant les réponses

✓ Visibilité à tous pour diffuser ce savoir-faire et faire émerger du partage d’expertise entre pairs

Quelle est la différence entre l’assistant d'accueil et un assistant spécifique ? L’assistant d'accueil est l’assistant ouvert à tous les utilisateurs de la plateforme pour interroger l’ensemble des sources/ de la documentation de la plateforme. L’assistant spécifique à une mission, une thématique bien particulière, il est ouvert à tous les utilisateurs au sein d’un espace pour interroger uniquement les sources/ la documentation de l’espace thématique.

Qu’est-ce que le bouton vérifier ? Le bouton vérifier permet de pouvoir faire valider ou invalider la réponse de l’assistant. La question et la réponse seront postées dans le forum de l’assistant et une notification aux experts de cet assistant sera envoyée.

Comment peut-on modifier un tag ? Par exemple modifier l’orthographe ? Dans la barre de recherche, vous tapez le mot que vous recherchez et cliquez dessus. Puis cliquez en haut à droite sur les 3 petits points. Puis cliquez sur “Éditer”.

Est-il possible de paramétrer les notifications de Ask ? Bien sûr. Cliquez en bas à gauche de la page d’accueil sur votre prénom, nom. Vous trouverez le bouton “Gérer les notifications”'.

Comment est calculé le nombre d'heures gagnées ? Les heures gagnées sont celles que vous et vos collègues déclarez gagner quand vous dites "merci" grâce au bouton associé.

On affiche le nombre total d'heures gagnées en additionnant tous les mercis liés à la question.

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Plusieurs mécanismes permettent d’assurer la qualité et la fiabilité de l’information qui circule sur ask

1. La sélection des sources : les experts ont la main sur les sources à sélectionner pour chaque assistant, garantissant d’avoir uniquement des documents sources fiables contenant des informations à jour.
2. Assistant avec une étape de retrieval qui permet d’aller chercher les documents les plus pertinents en fonction de votre demande
3. Assistant avec une capacité de dire “je ne sais pas” qui permet d’éviter les hallucinations et les mauvaises réponses
4. La possibilité de vérifier les réponses de l’assistant : Ask est la seule plateforme qui propose de vérifier les réponses de l’assistant auprès des experts et sachants du domaine. La question et la réponse sélectionnées seront partagées sur le forum pour que les sachants s’assurent de leur pertinence.
5. Une capitalisation en temps réel de la connaissance : Une réponse validée rentre directement dans les sources sûres de l’assistant. Permettant une réutilisation du savoir faire quasi instantanée.

Que faire si l’assistant répond “je ne sais pas” ?
C’est l’occasion de faire grandir le savoir-faire de votre entreprise. Publier votre question sur le forum, Ask s’occupe de notifier les experts du domaine concerné afin qu’ils vous apportent une réponse dans les meilleurs délais.

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Quels problèmes adresse Ask for the moon ?
Le partage du savoir-faire impacte directement la performance. Or, le chemin vers ce savoir-faire est souvent trop long et fastidieux. Les collaborateurs perdent du temps à chercher l’information et les bonnes personnes, utilisent des documents obsolètes, font des erreurs. En parallèle, les experts se répètent, sont interrompus et ne se sentent pas valorisés. Ask for the moon vient donc simplifier et accélérer l’accès au savoir-faire. La valeur à apporter (quasi) immédiatement : moins d’erreur, temps gagné, expertise capitalisé

Fonctionnement général

Notre assistant principal repose sur une détection automatique de l’intention de l’user et appel du bon agent en fonction
Plusieurs agents sont à disposition de nos assistants

• L’agent  principal IA de recherche documentaire
• L’agent recherche web
• L’agent recherche  de personnes ( mode annuaire)

Agent principal IA

Notre agent principal IA fonctionne sur une technologie de RAG complétée d’une capacité de raisonnement avancé. RAG (Retrieval Augmented Generation) = méthode qui combine génération de texte et recherche d’information ; le modèle interroge la base et récupère les passages (appelés “chunks”) les plus pertinents - puis l’augmente pour formuler une réponse plus précise et factuelle.

1. Il va chercher l’information précise et localisée dans de larges et complexes documentation (s’il existe des “chunks” qui répondent aux questions posées, il remplira l’objectif)
2. La majorité des questions types sont pertinentes par rapport à la technologie
3. La mission et la valeur attendue peuvent être remplies via des réponses à des questions techniques.

Il peut reformuler les échanges en format de tableaux, de mail. Il peut aussi traduire les échanges. L'assistant répond dans la même langue que la question posée.

Agent Recherche Web

Le mode recherche web n’est pas une recherche web complètement ouverte pour garantir la fiabilité des réponses. Il fonctionne de 2 façons :

• en indiquant une URL dans la requête de l’assistant, l’assistant ira la consulter et vous répondra sur la base de son contenu (en plus du reste de la document qu’il a à disposition)
• en indiquant des URLs “white listées” au niveau de chaque espace, vous permettez à l’assistant d’avoir une liste de site web de références et fiables vers lesquels effectuer une recherche quand celà est pertinent

Agent Annuaire

Le mode annuaire permet d’aller chercher dans la base des membres de votre organisation et proposer des profils sur la base de leurs compétences et inversement.

En fonction de la configuration de votre assistant, vous pouvez bénéficier du mode avancé. ce mode avancé (high complexity) permet :

1. Plus d’itérations / liberté (tours, appels, temps)

• L’assistant peut faire plus d’aller-retours d’un agent à l’autre (par exemple entre websearch et recherche documentaire)
• Dans l’agent RAG, il peut faire plus d’itérations de recherche
• L’assistant a plus de temps pour effectuer sa recherche

1. Planification

• Avant même de chercher des informations, l’assistant explicite un vrai plan de recherche par étapes, qui va guider ensuite ses actions

1. Recherche documentaire plus large et plus parallèle
   • Quand l’assistant utilise le RAG, il remonte + de documents que dans le mode normal
   • Il garde aussi plus d’information tout au long de sa recherche

Les capacités des assistants Ask for the Moon

Ce que l’assistant sait faireLes limites• Recherche de l’information précise, localisée et explicite (comment, quoi…)• Performance maximale sur le texte (avec recherche sémantique = identification des synonymes, acronymes, concepts proches), capacité à lire images et tableaux (plus ou moins performant en fonction du format)• Indique la source utilisée avec la pagination• Sait dire “je ne sais pas” (s’il n’a pas trouvé d’information jugée pertinente ou si la proximité entre la requête et la possible réponse n’est pas assez forte) et n’invente pas de réponses• Agnostique en terme de langues (répond dans la langue de la requête quelle que soit la langue du document, capacité de traduction)• Reformuler à la demande, faire une synthèse à la demande, proposer un format tableau à la demandeRépondre de façon complète à des requêtes d’exhaustivité (“tous les…qui…”)Expliciter des liens tacites (concepts interchangeables très spécifiques au métier ou à l’entreprise) ou faire des recommandations/ donner un avis subjectif si ce n’est pas explicite dans la documentation (“la meilleure façon de..”)Répondre à une requête destinée à ressortir un document (“quel est le document où…”)Effectuer des actions sur les documents (“modifie le document..”) ou sur vos outils informatiques (“envoie la réponse par email à…”)

Puis-je visualiser les étapes de réflexion de l’assistant

Oui. Lorsque vous posez une question, l’assistant affiche les étapes de raisonnement qu’il suit pour construire sa réponse. Vous pouvez ainsi voir en temps réel comment votre agent analyse votre demande et sur quels éléments il s’appuie.

Cette évolution lui permet de traiter des questions plus complexes grâce à un raisonnement en plusieurs étapes. Ce niveau de profondeur peut entraîner un temps de réponse légèrement plus long. Nous avons donc introduit l’affichage du “thinking process” afin d’offrir plus de transparence sur la manière dont les réponses sont élaborées.

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Allez dans l’onglet "Membres". Puis cliquez sur "Inviter". Ajoutez des collègues en cherchant leurs noms dans la barre de recherche. Confirmez l'envoi des invitations en cliquant sur "Inviter".

Si vous ne les trouvez pas dans la liste, il est possible que le profil ne soit pas créé.

Il faut dans ce cas vous pouvez leur envoyer le lien d'invitation juste en dessous, par vos moyens de communications habituels.

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Le “merci” permet de montrer que la réponse vous a été utile, qu'elle vous a fait gagner du temps. Cela permet également de valoriser vos collègues qui ont pris le temps de rédiger cette réponse.

Le “valider” permet de montrer que la réponse est correcte et utilisable. Ce sont les experts et les sachants qui valident les réponses. A noter que l’on peut aussi invalider une réponse si elle est inexacte ou plus à jour, il est recommandé de compléter ensuite avec la bonne information.

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Comment demander à un collègue spécifique de répondre à une question sur Ask  sur le forum de question/ réponse ?
Vous pouvez la taguer dans la question en écrivant directement @NomDeLaPersonne, choisissez votre collègue. Celui-ci recevra une notification. Vous pouvez aussi lui envoyer le lien de la question par vos moyens de communication habituels.

Qui est notifié quand je pose une question ?
Les personnes qui sont notifiées sont celles qui sont ciblées par notre algorithme de matching. Celui-ci s’appuie sur les tags renseignés dans les profils. Nous notifions d’abord les quelques personnes les plus proches du sujet, dans le cas où vous n'obteniez pas de réponse, nous notifierons d’autres utilisateurs jusqu’à obtention d’une réponse. En moyenne sur Ask, vous obtiendrez une première réponse en moins de 1 jour.

Puis je modifier une question / réponse postée sur le forum ?
Oui, Il faut être auteur de la question ou la réponse pour la modifier. Il faut cliquer sur les "..." en haut à droite, à côté de la croix. Puis cliquez sur "Éditer". Attention à ne pas modifier le sens de la question pour que les réponses restent cohérentes. Si vous voulez modifier le sens de la question, il vaut mieux créer une nouvelle question.

A sert la validation ?
Le “valider” sur le forum permet de montrer que la réponse est correcte et utilisable. Ce sont les experts et les sachants qui valident les réponses, ils peuvent le faire sur toutes les réponses qui circulent sur le forum. A noter que l’on peut aussi invalider une réponse si elle est inexacte ou plus à jour, il est recommandé de compléter ensuite avec la bonne information. Information importante : Les réponses validées sont utilisées comme source par l’assistant. C’est à dire qu’elles font partie des sources fiables prises en compte par l’assistant et peuvent être citées dans les réponses de l’assistant. Les réponses qui ne sont pas validées et celles qui sont invalidées ne sont pas prises en compte par l’assistant.

Sur Ask, comment supprimer les mauvaises réponses ou informations périmées ?
Vous pouvez invalider les réponses fausses ou celles qui ne sont plus à jour.
À la suite, répondez avec une bonne réponse ou validez la bonne réponse si elle a déjà été donnée. Celle-ci apparaîtra en haut de la discussion. Vous pouvez aussi demander aux auteurs de modifier leurs questions et réponses pour qu'elles soient plus précises.

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Pour Android : Depuis ton mobile sous Android, Connecte-toi sur Ask via Chrome. Voici les 3 étapes :

• Cliquer sur "Paramètres"
• "Installer l'application"
• "Installer"

Pour Iphone : Depuis ton iPhone, Connecte-toi sur Ask via Safari. Voici les 3 étapes :

• Touche l'icône "Partagez"
• "Sur l'écran d'accueil"
• "Ajouter"

Pour Google Phone : Depuis ton téléphone, connecte-toi sur Ask via Chrome. Voici les 2 étapes :

• Cliquer sur les trois petits points en haut à droite
• Cliquer sur “Ajouter à l’écran d’accueil”

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1) Synchroniser des fichiers sharepoints depuis les sources de l’espace

1. Accéder à un espace Ask for the Moon dont vous êtes l’expert.
2. Naviguez vers l’onglet sources de votre espace
3. Cliquez sur Ajouter, puis Sharepoint (sync)
4. Dans la modale, collez le lien SharePoint du document ou du dossier à synchroniser.

1. Cliquez sur Ajouter .

2. Comment obtenir le lien vers le dossier à synchroniser

1. La synchronisation fonctionne à partir d’un lien SharePoint.
2. Vous pouvez utiliser :
   • un lien de document / fichier
   • un lien de dossier
3. Récupérer directement le lien depuis Microsoft SharePoint.
   Click droit sur le dossier/fichier, puis “copier le lien”

1. Copier le lien vers un dossier/fichier
2. Après ajout du lien, Ask for the Moon synchronise tout les sous-dossers et fichiers contenu dans le dossier parent

3. Comment fonctionne l’affichage de l’arborescence ?

1. Une fois le lien analysé, la plateforme affiche :
   • les dossiers
   • les documents contenus
2. Les niveaux de sous-dossiers ne sont pas visibles, mais tous les documents contenus dans le dossier parent sont bien synchronisés
3. Vous pouvez visualiser l’ensemble des fichiers qui seront synchronisés dans la partie gestion des sources d’un espace.

4. Comment synchroniser plusieurs drives SharePoint ?

Il est possible de synchroniser plusieurs dossier et/ou documents.

1. Cliquez sur Ajouter via Sharepoint (sync), insérer votre lien SharePoint
2. Répétez l’opération avec autant de liens SharePoint souhaités

Vous pouvez synchroniser plusieurs drives si l’administrateur les a autorisés.

5. Comment identifier l’auteur d’une synchronisation ?

1. Chaque document ou dossier synchronisé affiche la photo de la personne ayant lancé la synchronisation.
2. Cette information permet de savoir rapidement :
   • qui a ajouté le contenu
   • qui contacter en cas de question

6. Combien de temps dure une synchronisation ?

1. Le temps de synchronisation dépend :
   • du nombre de fichiers
   • du poids des documents
   • du nombre de sous-dossiers
2. Une petite synchronisation peut prendre quelques minutes.
3. Une arborescence complète avec plusieurs dossiers peut prendre plusieurs heures.

7. Quelle est la fréquence de la synchronisation ?

• Les fichiers et dossiers synchronisés sont mis à jour automatiquement toutes les heures.
• À chaque synchronisation, Ask for the Moon vérifie les changements effectués dans SharePoint.
• Les éléments suivants sont pris en compte automatiquement :
  • les nouveaux fichiers ajoutés
  • les fichiers modifiés
  • les fichiers supprimés
  • les nouveaux sous-dossiers
• Les mises à jour détectées dans SharePoint sont ensuite répliquées dans votre espace Ask for the Moon.
• Il peut y avoir un délai maximum d’environ 1 heure entre une modification dans SharePoint et son apparition dans Ask for the Moon.
• Aucune action manuelle n’est nécessaire une fois la synchronisation configurée.

8. Que faire si la synchronisation échoue ?

1. Vérifiez que le lien SharePoint est accessible.
2. Vérifiez que vous avez accès au document dans Microsoft SharePoint.
3. Vérifiez que le drive a été autorisé par votre administrateur.
4. Relancez ensuite la synchronisation.

Questions fréquentes

1. Peut-on synchroniser un dossier complet ?

1. Oui.
2. Lorsque vous synchronisez un dossier, tous les sous-dossiers et documents associés sont détectés automatiquement.

2. Peut-on synchroniser plusieurs bibliothèques SharePoint ?

1. Oui.
2. Plusieurs drives SharePoint peuvent être synchronisés simultanément si l’administrateur les a autorisés.

3. Pourquoi certains fichiers ne remontent pas ?

1. Le document peut être dans un format non supporté par Ask
2. Le compte Microsoft connecté peut ne pas avoir les droits nécessaires.
3. Le drive SharePoint peut ne pas être autorisé dans l’administration.

4. Peut-on choisir uniquement certains fichiers dans un dossier ?

Oui en indiquant directement l’url des fichiers en question

5. Qui peut voir les documents synchronisés ?

1. Les accès aux documents dépendent des droits configurés dans Ask for the Moon.
2. Les documents deviennent automatiquement visibles à tous les utilisateurs qui ont accès à l’espace associé.
3. Les règles de partage internes restent appliquées.

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1. Création de l'application dans SharePoint - à réaliser par l’administrateur SharePoint

1. Connectez-vous au Portail Azure
2. Cliquez sur l’icône de menu en haut à gauche et sélectionnez Azure Active Directory
3. Allez dans "Inscriptions d'applications"

1. Cliquez sur "Nouvelle inscription"

1. Enregistrez une application
   1. Renseignez un nom.
   2. Laissez "Locataire unique seulement" dans le champs "Types de comptes pris en charge".
   3. Cliquez sur "S'inscrire"

Vous arrivez directement sur la page de l’application.

2. Gestion des droits d’accès

1. Depuis la page de votre application enregistrée, sélectionnez Permissions API
2. Cliquez sur Ajouter une permission
3. Sélectionnez Microsoft Graph
4. Sélectionnez Permissions d’application
5. Ajoutez les permissions suivantes :
   • Sites.Read.All
   • Files.Read.All
6. Cliquez sur Ajouter des permissions
7. Cliquez sur Accorder le consentement administrateur pour [votre organisation] pour activer les permissions

Vous pouvez passer maintenant à la configuration dans Ask.

1. Connectez-vous à votre espace Ask for the Moon avec un compte administrateur.
2. Depuis le menu principal, ouvrez la section Administration de la plateforme.

2 étapes pour activer la synchronisation :

Etape 1 : Paramétrer l’intégration SharePoint

1. Cliquez sur Intégration
2. défiler la page pour trouver la section Intégration Sharepoint
3. Renseigner les informations demandées, pour ce faire, il peut être utile de vous tourner vers l’administration Sharepoint de votre entreprise et de suivre les indications suivantes

1. ID d’application client et Id de l’annuaire locataire, présents dans vue d’ensemble

1. Secret client, se trouve dans gérer → certification et secretsVous devez créer un nouveau secret client pour le reseigner dans ASK
   1. Cliquez sur Nouveau secret client
   2. Ajoutez une description et sélectionnez une période d’expiration (par exemple, 1 an)
   3. Cliquez sur Ajouter
      IMPORTANT : Copiez immédiatement la valeur du secret client généré - vous ne pourrez plus la voir par la suite

1. Date d’expiration client, vous devez indiquer la même date d’expiration que celle de votre secret dans Sharepoint.
2. URL d’accueil : renseignez l’URL de votre sharepoint global, souvent du type https://votreorganisation.sharepoint.com/
3. Tester l’intégration afin de vérifier que tous les éléments sont correctement insérer, puis passer à la prochaine étape.

Etape 2 : Activer la synchronisation SharePoint

1. Toujours depuis l’Administration de la plateforme, cliquez sur Synchronisation.
2. Dans Ajouter une synchronisation
   1. Sélectionnez SharePoint dans la liste des connecteurs disponibles.
   2. Insérer le lien du dossier Sharepoint à configurer avec Ask. Du type https://votreorganisation.sharepoint.com/sites/nomdedossier/Documents partages/Forms/AllItems.aspx
   3. Cliquez sur Créer la synchronisation.

C’est terminé, votre synchronisation Sharepoint est configurée et prête à être utilisée.

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