Améliorer la qualité des réponses aux appels d’offres, grâce à l'IA

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Les enjeux lorsque l’on répond à un appel d’offres

En tant que chef de projet ou que commercial, nos objectifs lorsque l’on répond à un appel d’offres sont toujours les mêmes :

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Remporter l'appel d'offre : Pour atteindre les objectifs de chiffre d’affaires. Pour ce faire, une attention particulière doit être apportée à la qualité de la réponse : une mauvaise réponse, c’est un appel à projet perdu.
Limiter les coûts opérationnels : Pour maximiser la marge et respecter le budget. Une réponse contenant des erreurs, des non-conformités techniques ou encore des choix techniques non optimisés entraine des coûts qui auraient pu être évités, durant et à la livraison du chantier. C’est aussi risquer de perdre la confiance des donneurs d’ordre.
Respecter les délais et optimiser le temps dédié à l'AO : Si le respect des délais de rigueur est un enjeu majeur, il est aussi critique d’optimiser le temps que toutes les équipes impliquées passent sur la préparation des mémoires techniques et justificatifs. Prendre trop de temps aux responsables de bureaux d’études et aux experts techniques, dont les contributions sont nécessaires pour garantir la précision et la pertinence des livrables, affecte à terme la productivité globale.

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Les défis à relever

Présentation de l’entreprise, Politique Sécurité, Politique Qualité, Mode opératoire, Description de la conduite du chantier : il n’est pas rare de pouvoir réutiliser des briques de documentation existantes pour rédiger notre mémoire technique. Néanmoins, ce n’est généralement pas si simple :

On ne sait pas où trouver la documentation ni les experts. Ni comment utiliser les informations correctement. GED, SharePoint, messagerie interne : la documentation technique est parfois difficile d’accès.
La documentation n’existe pas encore. 80 % : c’est la part du savoir-faire qu’on estime tacite, encore coincé dans la tête des experts techniques ou d’autres commerciaux ayant répondu à des appels d’offres similaires.
La documentation n’est pas à jour. Les normes, les politiques de sécurité ou encore les engins de travaux utilisés évoluent : il est fréquent que la documentation devienne obsolète.

En conséquence :

3 heures perdues par semaine pour trouver des réponses à nos questions
Coût opérationnel : On réinvente ce qui a déjà été fait, on répète les mêmes erreurs affectant ainsi la qualité du mémoire technique.
Mauvaise conformité : En utilisant des documents techniques désuets, on impacte directement la qualité et la fiabilité de la réponse à l’AO, et ainsi nos chances de le remporter.

Ces problèmes impactent aussi directement les responsables de bureaux d’études et les experts techniques :

- Ils sont fréquemment interrompus, via différents canaux de communication ;
- Ils sont sursollicités, pour des questions répétitives ou bien des sujets qui ne les concernent pas ;
- Ils ne sont pas reconnus pour leur expertise et la documentation qu’ils ont déjà écrite, faute d’accessibilité de celle-ci.
C’est autant de temps perdu qui n’est justement pas alloué à la mise à jour de documents critiques.

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Les bénéfices de l’IA pour les réponses aux AOs

Remportez davantage d’appels d’offres et limiter vos coûts opérationnels :

Des mémoires techniques de meilleure qualité et davantage en adéquation avec le cahier des charges
Du temps gagné sur la rédaction des mémoires techniques et justificatifs, qui peut être réalloué à la personnalisation de la réponse.
Plus d’autonomie dans la préparation de la réponse à l’appel d’offres, tout en impliquant les experts au bon moment

Grâce à : un accès rapide à l’information, une identification automatique des expertises, une automatisation du contrôle de la fiabilité.

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