Cercle des Catalyseurs
Deuxième édition
Durant le dernier cercle, nous avons identifié qui étaient les catalyseurs du changement. Lors de cette session, la thématique était les cas d’usages : Quels sont les moments, les lieux, les rituels où l’on peut créer de la valeur pour les métiers avec un flux de questions-réponses ? Nous avons déjà identifié quelques cas d’usages, mais il y en a d’autres. Dans une perspective de conduite du changement, l’objectif est de définir les cas d’usages d’aujourd’hui et de demain.
Comment identifier les cas d'usages à forte valeur ajoutée ?
Le principe de collaboration ne fonctionne qu’à l’aune de la réalité métier des collaborateurs, or c’est une réalité difficile à appréhender pour ceux qui lancent des chantiers de change. Pour que l’outil accélère une communauté, il faut que les équipes soient capables de trouver les bons cas pour accélérer leur métier.
Chez Framatome, l’objectif était d’avoir une solution de partage des savoirs aussi simple que pour un particulier qui répare sa machine à laver. Avec Ask, la valeur a été reconnue mais l’usage est difficile à capturer et maintenir : Les gens ont toujours l’habitude de poser leur question dans les bureaux, et se faisant ne capitalisent pas. L’enjeu est donc d’y joindre les mécanismes organisationnels. Par exemple, l’intégration Teams permet d’intégrer la captation des questions réponses sans perturber les processus métiers. Il est long de changer toute la culture d’une organisation, d’où l’importance de coupler le nouvel usage avec un usage existant et déjà en place.
Pour Bytech de Bouygues, identifier les cas d’usages à forte valeur ajoutée est encore difficile parce que la communauté est créée en même temps. Un exemple (détaillé dans cet article) est donné du rapprochement de 2 entités qui travaillaient sur un projet sinon identique du moins similaire. Intégrer les usages à des habitudes existantes est rappelé : intégrer Ask aux outils, lors d’un rituel de réunion -hebdomadaire par exemple —, intégrer les fiches de capitalisation pour les partager en intergroupe.
Un point d’attention a été soulevé vis-à-vis de l’ontologie et notamment de la présence des tags sur les profils. Avoir des profils remplis avec les bons tags au bon niveau de précision augmente la valeur de l’outil.
Il faut ouvrir les questions en horizontal mais aussi en vertical pour capter la valeur métier. Cela révèle des synergies communes - Bytech souligne des synergies possibles entre Bouygues Immobilier et Construction par exemple. Autre exemple, Framatome a décidé d’ouvrir Ask Framatome à tous les assistants de direction.
Quelles sont les bonnes pratiques pour mettre en œuvre un cas d’usage ?
Construire
- Il faut que le cas soit facile à comprendre et à diffuser : Avoir une bonne question exemple est clef. Si les patrons posent des questions, l’exemple est d’autant plus fort.
- Avoir des règles : Qu’est-ce qu’on a le droit de faire ? Il ne faut pas avoir de règles trop contraignantes avant d’avoir créé l’usage.
- Nourrir d’exemples : Importer des fiches de capitalisation par exemple. Attention, ne pas avoir de questions trop larges au lancement de la plateforme, mais des questions métier.
Diffuser
- Utiliser rendez-vous physique pour lancer le cas d’usage.
- Attention à la gamification: Si cela peut lancer les premières interactions, cela peut aussi décrédibiliser le projet en donnant une image trop ludique.
- Utiliser les invitations en chaîne
- Communiquer autour du cas d’usage
- Bien définir la population cible : Quid des consultants et externes ?
Animer
- L’action des catalyseurs est essentielle pour organiser les questions, relancer les questions et notamment les questions sans réponses.
- Quand une réponse est donnée, faire en sorte que la discussion ait une conclusion : une réponse validée, un rex …
- Quand une question n’obtient pas de réponse, prévenir des collègues.
- L’intégration est essentielle pour capter les flux qui se déroulent ailleurs.
Comment recruter les bons catalyseurs ?
Passer du temps sur l’entretien est crucial, tout autant que fournir une fiche de poste. Si les entités peuvent suggérer des profils, il n’est pas grave de changer de catalyseur en cours de route s’il y a une erreur de casting. Pour faciliter le recrutement, il est bienvenu de prévoir une enveloppe financière et valoriser, d’un point de vue RH, la donnée qui sort de la plateforme.
Cas pratique : Construire un cas d’usage
Plusieurs cas d’usages ont été présentés. Pour construire un cas d’usage, il s’agit de partir d’un couple de questions réponses métier :
Merci à nos clients Framatome, Bytech et Daher pour cette session sous le signe des cas d’usages. Nous avons déjà tous hâte de vous retrouver pour la prochaine édition !
