En change management, l'une des choses les plus importantes que l’on puisse faire est de créer de nouvelles habitudes au sein de l'entreprise. Créer des habitudes permet d'ancrer les nouveaux changements dans la culture de l'entreprise et de les intégrer dans les routines quotidiennes. Comment mettre en place une habitude à l’échelle d’une entreprise ? Une habitude repose sur trois éléments : un rituel, un signal et une récompense (Verplanken & Aarts, 1999)
Définissez le rituel et pourquoi le mettre en place.
Quel est le rituel que vous voulez déployer ? Pourquoi voulez-vous mettre en place ce rituel ? Quels sont vos objectifs ? À quoi voulez-vous que votre entreprise ressemble une fois ce rituel en place ? Soyez aussi précis que possible. Assurez-vous que tout le monde comprend ce qui se passe et pourquoi ce rituel est bénéfique pour l'organisation. Définissez clairement quoi mettre en place et pourquoi. L'une des façons les plus simple pour le faire est de décomposer les objectifs stratégiques de l'organisation en objectifs et comportements individuels à atteindre.
Par exemple, si vous avez un objectif stratégique d’atteindre “une culture collaborative de l’excellence”,l’objectif à l’échelle individuelle est l’engagement de vos collègues autour d’objectifs de performance, grâce à la collaboration. Un comportement individuel peut-être de prendre l’habitude de rechercher les REX des anciens projets avant d’en formuler de nouveaux.
Dans cet exemple, l’habitude à mettre en place est donc : Poser une question sur Ask pour trouver s’il y a eu des projets similaires à celui qu’on veut mettre en place. Cela permet d’atteindre une meilleure performance pour chaque nouveau projet grâce aux réponses de ses collègues. Grace à cela, l’entreprise se rapproche d’une culture collaborative de l’excellence.
Déterminez le signal qui déclenche le rituel.
Un signal est une incitation qui déclenche le rituel. Par exemple, une réunion qui a lieu chaque semaine. Ici c’est un repère temporel, mais il existe une grande variété de repères environnementaux à utiliser dans votre organisation : les lieux, les activités métiers, un canal de communication, un objet physique... Modifier l'environnement de travail, physiquement ou numériquement, est l'un des moyens les plus efficaces de créer de nouvelles habitudes de manière proactive.
Pour reprendre l’exemple des REX projets, le signal peut être la réunion de lancement projet. Ajouter systématiquement dans le modèle d’ordre du jour des réunions de lancement projet “Analyse des REX de projets similaires” peut être un signal qui déclenche le rituel. Au moment de planifier la réunion de lancement, vos collègues voient le signal et pensent à déclencher le rituel.
Définissez une récompense
Une habitude n’est persistante que si elle apporte quelque chose à la personne qui la réalise.
Il est donc important de penser à des récompenses dimensionnées à la hauteur du rituel mis en place. Attention, il ne s’agit pas de gammifier de manière enfantine, mais d’apporter quelque chose de positif, systématiquement et immédiatement. La meilleure récompense est la reconnaissance humaine. Avec Ask par exemple, vous pouvez remercier la personne qui a posé la question. Par ailleurs, vous pouvez également exprimer votre reconnaissance verbalement, en mettant en lumière l’impact de vos collègues sur les objectifs stratégiques de votre organisation par exemple. Ainsi, remerciez votre collègue qui a posé la question, mais n’hésitez pas à le remercier à nouveau lors de la réunion de lancement projet.
Communiquez !
Le changement est par nature difficile. Il faut donc montrer l’habitude et souligner ses avantages à plusieurs reprises. Donner un exemple est un excellent moyen de montrer l'habitude et ses avantages. Utilisez plusieurs canaux (e-mail, réunions, intranet, etc.) et assurez-vous que vos messages sont cohérents, opportuns et qu'ils mentionnent toujours le "Pourquoi" que vous avez écrit à la première étape.
Ainsi, envoyez un mail à votre équipe, organisez une courte réunion avec tous les chefs de projets qui sont concernés par le rituel, affichez un rappel dans la salle de réunion utilisée pour les lancements des projets, épinglez un message sur les canaux de messagerie d’entreprise… Diffusez le rituel et le signal plusieurs fois, en rappelant toujours pourquoi ce rituel est mis en place.
Voici trois conseils supplémentaires pour instaurer un nouveau rituel dans votre organisation :
- Restez simple. Plus le rituel ou l'habitude est simple, plus il sera facile de l'adopter.
- Soyez pertinent pour les métiers. Plus l’habitude est pertinente pour le travail quotidien des vos collègues, plus ils sont susceptibles de la suivre et la diffuser.
- Remerciez vos collègues. Tout le monde aime recevoir un merci, et c’est un véritable moteur de l’habitude.
Ask for the moon vous accompagne pour intégrer vos habitudes dans vos métiers : Voir des exemples
Toute l’aide pour implémenter, lancer, animer et diffuser Ask for the moon dans votre organisation : Voir le centre d'aide
