1) Synchroniser des fichiers sharepoints depuis les sources de l’espace

1. Accéder à un espace Ask for the Moon dont vous êtes l’expert.
2. Naviguez vers l’onglet sources de votre espace
3. Cliquez sur Ajouter, puis Sharepoint (sync)
4. Dans la modale, collez le lien SharePoint du document ou du dossier à synchroniser.

1. Cliquez sur Ajouter .

2. Comment obtenir le lien vers le dossier à synchroniser

1. La synchronisation fonctionne à partir d’un lien SharePoint.
2. Vous pouvez utiliser :
   • un lien de document / fichier
   • un lien de dossier
3. Récupérer directement le lien depuis Microsoft SharePoint.
   Click droit sur le dossier/fichier, puis “copier le lien”

1. Copier le lien vers un dossier/fichier
2. Après ajout du lien, Ask for the Moon synchronise tout les sous-dossers et fichiers contenu dans le dossier parent

3. Comment fonctionne l’affichage de l’arborescence ?

1. Une fois le lien analysé, la plateforme affiche :
   • les dossiers
   • les documents contenus
2. Les niveaux de sous-dossiers ne sont pas visibles, mais tous les documents contenus dans le dossier parent sont bien synchronisés
3. Vous pouvez visualiser l’ensemble des fichiers qui seront synchronisés dans la partie gestion des sources d’un espace.

4. Comment synchroniser plusieurs drives SharePoint ?

Il est possible de synchroniser plusieurs dossier et/ou documents.

1. Cliquez sur Ajouter via Sharepoint (sync), insérer votre lien SharePoint
2. Répétez l’opération avec autant de liens SharePoint souhaités

Vous pouvez synchroniser plusieurs drives si l’administrateur les a autorisés.

5. Comment identifier l’auteur d’une synchronisation ?

1. Chaque document ou dossier synchronisé affiche la photo de la personne ayant lancé la synchronisation.
2. Cette information permet de savoir rapidement :
   • qui a ajouté le contenu
   • qui contacter en cas de question

6. Combien de temps dure une synchronisation ?

1. Le temps de synchronisation dépend :
   • du nombre de fichiers
   • du poids des documents
   • du nombre de sous-dossiers
2. Une petite synchronisation peut prendre quelques minutes.
3. Une arborescence complète avec plusieurs dossiers peut prendre plusieurs heures.

7. Quelle est la fréquence de la synchronisation ?

• Les fichiers et dossiers synchronisés sont mis à jour automatiquement toutes les heures.
• À chaque synchronisation, Ask for the Moon vérifie les changements effectués dans SharePoint.
• Les éléments suivants sont pris en compte automatiquement :
  • les nouveaux fichiers ajoutés
  • les fichiers modifiés
  • les fichiers supprimés
  • les nouveaux sous-dossiers
• Les mises à jour détectées dans SharePoint sont ensuite répliquées dans votre espace Ask for the Moon.
• Il peut y avoir un délai maximum d’environ 1 heure entre une modification dans SharePoint et son apparition dans Ask for the Moon.
• Aucune action manuelle n’est nécessaire une fois la synchronisation configurée.

8. Que faire si la synchronisation échoue ?

1. Vérifiez que le lien SharePoint est accessible.
2. Vérifiez que vous avez accès au document dans Microsoft SharePoint.
3. Vérifiez que le drive a été autorisé par votre administrateur.
4. Relancez ensuite la synchronisation.

Questions fréquentes

1. Peut-on synchroniser un dossier complet ?

1. Oui.
2. Lorsque vous synchronisez un dossier, tous les sous-dossiers et documents associés sont détectés automatiquement.

2. Peut-on synchroniser plusieurs bibliothèques SharePoint ?

1. Oui.
2. Plusieurs drives SharePoint peuvent être synchronisés simultanément si l’administrateur les a autorisés.

3. Pourquoi certains fichiers ne remontent pas ?

1. Le document peut être dans un format non supporté par Ask
2. Le compte Microsoft connecté peut ne pas avoir les droits nécessaires.
3. Le drive SharePoint peut ne pas être autorisé dans l’administration.

4. Peut-on choisir uniquement certains fichiers dans un dossier ?

Oui en indiquant directement l’url des fichiers en question

5. Qui peut voir les documents synchronisés ?

1. Les accès aux documents dépendent des droits configurés dans Ask for the Moon.
2. Les documents deviennent automatiquement visibles à tous les utilisateurs qui ont accès à l’espace associé.
3. Les règles de partage internes restent appliquées.

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