Définition

Les espaces privés vous permettent de collaborer avec un groupe restreint, en toute confidentialité. Seules les personnes invitées peuvent accéder à l’espace, à son assistant, à ses sources et aux questions qui y sont publiées.
Il est particulièrement adapté aux équipes, aux projets ou aux sujets dont les contenus ne doivent pas être accessibles à toute votre organisation.

Dans un espace privé, les membres peuvent :

• interroger un assistant configuré avec les sources de l’espace ;
• consulter les sources de l’espace ;
• publier et retrouver des questions et réponses ;
• collaborer sans exposer ces contenus au reste de l’organisation.

Comment créer un espace privé ?

1. Créez un nouvel espace.
2. Sélectionnez le type Privé.
3. Ajoutez les sources utiles à l’assistant.
4. Invitez les personnes concernées comme membres ou administrateurs.
5. Utilisez l’assistant et publiez des questions dans l’espace.

Gérer les membres et les administrateurs

Les membres peuvent accéder à l’espace, utiliser son assistant et consulter ses contenus.

Les administrateurs de l’espace peuvent :

• inviter ou retirer des membres ;
• nommer ou retirer d’autres administrateurs ;
• gérer les sources utilisées par l’assistant.

Un administrateur ne peut pas se retirer de l’espace lui-même : un autre administrateur doit le retirer.

Publier une question dans un espace privé

Vous pouvez publier une question :

• depuis l’assistant général, en choisissant l’espace privé de destination parmi ceux auxquels vous avez accès ;
• depuis l’assistant d’un espace, où l’espace actuel est présélectionné et peut être modifié avant publication.

Une question publiée uniquement dans un espace privé, ainsi que ses réponses, reste visible uniquement par les membres de cet espace. Si vous la publiez également dans un espace public ou dans l’espace d’accueil, elle devient visible par l’ensemble de l’organisation dans cet espace.

Limites et points d’attention

• Un espace privé peut accueillir jusqu’à 20 personnes, créateur compris.
• Si un espace existant dépasse déjà cette limite, ses membres restent inscrits, mais aucune nouvelle invitation n’est possible tant que le nombre de membres n’est pas repassé sous la limite.
• Les administrateurs de votre organisation n'accèdent pas automatiquement à un espace privé : ils doivent en être membres.

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